Feuille de besoin

Facture électronique : quel niveau vous faut-il ?

Objectif : ne pas sur‑équiper une TPE, mais ne pas sous‑préparer un cas B2G / donneur d’ordre. En 2 minutes, vous savez si vous êtes plutôt en setup minimal, standard ou avancé.

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Note : cette page est un repère pratique (pas un avis juridique). On s’aligne sur la réglementation en vigueur au moment du projet.

Diagnostic (2 minutes)

Cochez mentalement : si vous répondez “oui” à au moins une question du bloc B ou C, vous sortez du cas minimal.

A) Cas “simple” (souvent TPE)

Je fais surtout du B2B « classique » (entreprises privées).
Peu de factures pro par mois (ex : 5–30).
On veut surtout éviter la ressaisie et les erreurs.
Je peux continuer avec un PDF conforme (dans un premier temps).

Vous cherchez le strict minimum : modules limités, routine simple.

B) B2G / plateforme obligatoire

Je facture une mairie/école/hôpital (B2G).
On me demande un dépôt via une plateforme (ex : Chorus Pro selon cas).
Le client refuse les factures si les données obligatoires sont incomplètes.

Ici, le sujet n’est pas “un PDF joli” : c’est l’échange et la conformité.

C) Donneur d’ordre / exigences fortes

Un grand compte impose un format (Factur‑X, UBL, CII…).
Je dois produire une facture structurée, pas juste un PDF.
Je veux automatiser l’envoi/suivi (API / connecteur).
Plusieurs personnes facturent (multi‑utilisateurs).

On passe sur un setup standard/avancé avec tests et recette.

Recommandation

3 niveaux (par besoin, pas par “taille”)

Niveau 1 – Setup minimal (TPE)

Pour une entreprise type boulangerie (3 salariés) qui facture un peu de B2B : on garde la caisse au comptoir, et on met un “bureau de facturation pro”.

1 utilisateur suffit souvent (dirigeant / administratif).
Modules Dolibarr : Tiers/Clients, Factures, (Devis si utile), Produits/Services.
PDF facture : modèle propre + mentions + numérotation.
Routine : 10–20 minutes/semaine (selon volume).

But : fiable et simple, sans ouvrir 30 modules.

Niveau 2 – Standard (PME)

Quand plusieurs personnes touchent au cycle devis→facture, ou quand les clients attendent des données plus strictes.

Rôles & droits (qui crée/valide/envoie).
Contrôles qualité des données (TVA, adresses, conditions).
Tests sur vos cas réels (acomptes, avoirs, factures périodiques).
Préparation “facture structurée” si elle est requise.

But : process reproductible et moins de retours/rejets.

Niveau 3 – Avancé (exigences fortes)

Quand il y a une plateforme obligatoire, un donneur d’ordre, ou de l’automatisation d’échange.

Facture structurée (ex : Factur‑X) + recette complète.
Gestion des exceptions (rejets, corrections, avoirs).
Connecteur/API si nécessaire (sur devis).
Documentation et transfert d’exploitation.

But : sécuriser le go‑live et éviter les allers‑retours.

Focus : boulangerie (3 salariés) – “je veux le strict minimum”

Le point clé : la facture électronique demande surtout des données propres. On peut rester très simple tant que vos clients ne vous imposent pas une plateforme/format.

Ce qu’on ne change pas

Votre caisse reste la caisse (tickets/Z).
On ne touche pas au B2C comptoir.
Pas d’intégration caisse↔ERP si ce n’est pas utile.

Ce qu’on met en place

Clients pros complets (SIRET, adresse, email).
TVA et conditions de paiement réglées.
Modèle PDF facture propre + tests sur 2 factures.

Quand ça devient “niveau 2/3”

Collectivité (B2G) ou dépôt obligatoire.
Client qui exige Factur‑X / UBL / CII.
Rejets/retours réguliers (données incomplètes).

Astuce : 3 salariés ≠ 3 utilisateurs. La tarification dépend des accès au logiciel : en TPE, c’est souvent 1 utilisateur (la personne qui facture).

Checklist préparation Procédure “qui fait quoi”